1 目的

對環境管理、職業健康安全管理體系和安全標準化文件的編制、審批、更改、發放、識別、處置和歸檔進行控制，確保文件的充分性和適宜性，使與管理體系運行的有關場所得到和使用相應文件的有效版本。

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2 適用范圍

本程序適用于環境、職業健康安全管理體系和安全標準化有關的各類文件。

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3 職責

3.1 安環部負責本程序的編制、更改和組織實施，并負責控制《環境、職業健康安全管理手冊》、程序文件等管理體系文件和安全標準化相關文件的編制、審批、更改，確保文件的充分性和適宜性。

3.2 行政辦負責各類文件的發放，確保有關場所得到和使用相應文件的有效版本。同時負責體系文件的處置和歸檔，外來文件的管理。

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4 工作程序

4.1 文件的編寫、審核、批準及發放

我公司文件的編寫和更改、審核、批準及發放按下列規定執行：

4.2 文件的編號

4.3 文件的標識

4.3.1 文件的標識包括受控狀態、版本、發放號等標識。

4.3.2 文件根據受控狀態可分為受控文件和非受控文件，公司內使用的文件均為受控文件，非受控文件一般是為某種需要提供給我公司以外的人員使用。受控文件在文件的首頁需加蓋紅色“受控”章。

4.3.3 為確保文件能夠得到有效控制，用版本號、發放號、修訂狀態進行標識。版本號采用大寫英文字母A、B……表示第一版、第二版；發放號用阿拉伯數字01、02、……表示；修訂狀態通過文件修更改記錄表進行記錄。

4.4 文件發放

4.4.1 行政辦進行文件發放，發放范圍應確保文件使用的各場所都能獲得適用的有效版本，并填寫《文件發放/回收記錄》，由文件領用人簽字確認。

4.4.2 若文件使用人因文件破損，嚴重影響使用時，應交回破損文件，換發新文件，新文件的發放號仍沿用原文件的發放號。行政辦負責將破損文件銷毀。

4.4.3 若文件使用人將文件丟失，須經部門負責人批準后，到行政辦辦理申請領用手續。補發文件應給予新的發放號，原發放號作廢，由文件管理人員在《文件發放/回收記錄》上注明。

4.4.4 外來文件由行政辦根據需要發放至各相關部門，并填寫《文件發放/回收記錄》。

4.5 文件的評審與修訂

4.5.1 文件的評審

4.5.1.1 評審的頻次：正常情況下，每年組織評審一次；當出現以下情況時，可隨時組織評審。

A 法律、法規發生變化；

B 生產裝置和工藝技術發生重大變化；

C 安全生產相關的組織機構發生重大變化；

D 管理機構的管理職責發生重大變化時；

4.5.1.2 評審組織：文件的評審，本著制訂部門組織相評審的原則。

4.5.1.3 評審內容

A 與法律、法規符合性；

B 與企業發展總體水平的相適應性；

C 與工藝流程和裝置變化的相適應性；

D 文件之間的相容性和匹配性；

4.5.1.4 評審輸出

4.5.1.4.1 評審結果作為安全生產制度修訂的主要依據之一。

4.5.1.4.2 評審結果要形成書面材料，反饋給參加評審的人員和審批人。

4.5.2 文件的修訂

4.5.2.1 正常情況下，文件的修訂每兩年組織修訂一次。當出現以下情況，可隨時組織修訂。

A 法律、法規發生變化，現行文件與之出現沖突，或不能充分滿足法律、法規要求；

B 生產裝置和工藝技術發生重大變化；

C 新裝置、新產品投產，現行文件不能覆蓋其管理要求；

D 組織機構發生重大變化，需重新分配職責；

E 各級人員素質發生較大變化，文件的要求已經充分轉變員工的自覺行動；

4.5.2.2 修訂組織：文件的修訂，本著制訂部門組織修訂的原則，當制訂部門發生職能變化時，由該職能的后續承接部門組織。必要時，需了解該文件的制訂的原始背景。

4.5.2.3 當文件需要更改時，由相關部門填寫《文件更改申請單》并按4.1條規定進行審批。行政辦將《文件更改申請單》下發至各相關部門，當文件換版或更改時，原版文件及改前內容自動作廢。

4.5.2.4 領用文件的部門在收到《文件更改申請單》后，各相關部門采用換頁或局部（雙線劃改）等方式更改，并在《文件更改記錄表》上做好記錄。

4.5.2.5 《文件更改申請單》由行政辦保存，其他部門在文件更改后可銷毀。

4.6 文件的管理

4.6.1 文件使用者應妥善保管所使用的文件，不得隨意涂改。

4.6.2 行政辦利用《文件發放/回收記錄》對文件的有效性進行控制。

4.6.3 各部門應對各使用者持有的文件進行日常檢查，發現問題及時處理。

4.6.4 對于電子版的文件、E-mail等由行政辦專人負責，拷盤或打印出一份書面稿。

4.7 外來文件的控制

外來文件或傳真由行政辦負責進行登記并發放至有關部門，并將文件登記在《外來文件清單》上，每年跟蹤一次有效版本，并在《外來文件清單》中作好登記。

4.8 文件的作廢

4.8.1作廢文件應及時由行政辦從使用部門收回，并做出“作廢”標識；如有需要保留的作廢文件須由文件管理人員做出“參考”標識以示區別，并在《文件發放/回收記錄》上注明。

4.8.2 無需保留的作廢文件，由行政部填寫《文件（記錄）銷毀記錄》并經主管領導審批后，集中統一銷毀。

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5 相關記錄

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