程序文件的結構和格式由編寫的用人單位自行確定。但是，一個企業的所有程序文件應規定一種統一的格式，以相同的結構和格式編排每一程序，以便使用者熟悉適合于每項要求的用固定方法編排的程序文件，也增進了系統地滿足標準要求的可能性。

對于以往程序文件不規范，特別是在貫標中要初次設計程序文件的企業在編制程序文件前，管理部門要認真設計并規定程序文件的結構和格式，以便使企業的所有程序文件得以統一。這種方法更重要的是使程序的起草者，按規定的結構格式填寫，保證寫出的程序文件達到與5W1H(Why、What、Who、When、Where、How)的要求，不致遺漏必不可少的內容。