3、解決的方法：
　　
　　3.1、加大檔案資料的投入，由專人負責消防檔案資料的建設。單位應該設立專門的檔案室，購買質量好、樣式好、數量足的檔案柜，要分類齊全，分別放置。目前在消防部隊存在著警力嚴重不足的現象，如何解決這種矛盾呢？可以采取如下兩種措施：首先，可以聘請地方專門從事內勤工作的人員來進行檔案資料的管理，在選擇人員時應該擇優選取，選擇比較優秀、工作責任心強、心細、文字功底強的人員來從事內勤工作；其次，目前每年各地都要從地方大學里招收一批大學生，在招收的時候，可以招中文系或者藝術系等相關專業的人員從事內勤工作。在一些大單位，包括支隊機關和工作量較大的單位，一個人不夠可以聘請兩個或者多個人員從事內勤工作，對于內勤人員較多的單位要健全組織、完善機制、分工負責，由專人負責檔案資料的填寫，由專人負責檔案的制作，由專人負責檔案資料的審核，由專人負責檔案資料的整理裝訂。
　　
　　3.2、提高內勤人員的業務素質，進行專門的業務培訓。對于內勤人員不光應有良好的工作作風、思想素質，而且還應有較高的業務素質。因此要定期地組織人員進行業務培訓，培訓形式多樣，也可以組織內勤人員到檔案工作開展好的單位或者檔案局、圖書館參觀學習。在培訓過程中應向他們講授消防檔案的分類和裝訂順序。內容可以參照如下：消防檔案可以分為建筑工程消防監督審核驗收卷，消防安全檢查卷，消防監督檢查卷，火災事故調查卷，消防行政處罰卷，舉報投訴卷。另外，還應向他們講授檔案的裝訂順序，比如消防安全檢查卷的裝訂順序如下：消防安全檢查意見書，消防安全檢查申報表，建筑消防設計防火審核意見書、消防驗收意見書復印件，消防安全組織、消防安全責任制度，消防安全管理制度、消防安全操作規程等，員工經過消防安全培訓證明材料，滅火和應急疏散預案，現場消防安全檢查記錄，錄像、照片資料目錄及其索引，其他相關資料；火災事故調查卷卷內法律文書及裝訂順序如下：火災事故調查報告，火災原因認定書，火災事故責任書，火災損失核定通知書，火災現場勘查筆錄、火災現場圖，火災現場物證提取清單，訊問筆錄和詢問筆錄，技術鑒定結論，專家意見，火災直接財產損失申報表及其受理憑證，火災直接財產損失核定表，火災現場錄像、照片及其索引，其它應當訂入案卷的材料；舉報投訴卷按照下列順序建立案卷：舉報投訴案件查處情況報告，下發舉報投訴人及其有關人員的文書、文件，舉報投訴資料及其受案憑證，調查證據資料，集體討論意見，其他資料。在裝訂的過程中，每個省消防總隊可能都下發有關于《消防檔案管理暫行規定的通知》，我們可以參照通知的要求進行整理裝訂。
　　
　　3.3、實行獎懲分明，建立獎懲機制。總隊及支隊和大隊都要層層制訂詳細的獎懲措施，并將消防檔案納入消防監督工作考核的范圍，并制定考評標準，保證消防監督管理工作的落實；在消防檔案管理工作中，對檔案的建立、歸檔、管理和提供使用等工作作出顯著成績的，單位應該給予表彰獎勵；在消防檔案管理工作中，由于沒有落實管理制度和措施，造成檔案破損、丟失和其他影響檔案管理、使用的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分，構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。
　　
　　3.4、及時歸檔更新。行政處罰卷在結案后，要及時地將其裝訂成冊，按照裝訂順序編號。對于消防安全管理檔案、火災事故調查卷、建筑審核卷、舉報投訴卷都要按照規定和順序進行裝訂。對于消防安全重點單位檔案，由于每年單位的法定代表人及消防安全管理人和規章制度都要發生變化，因此我們一定要根據變化及時地進行更新，以便讓單位領導和其他人員知道變化，并有針對性地開展工作。
　　
　　3.5、盡量避免過度調換內勤人員。在選取內勤人員時，應該選取一個比較固定，最好選取當地的人員和愿意長期從事本單位內勤工作的人員來干內勤，另外，在選取內勤人員時，要和他們簽訂一份長期合同，合同不到期，不允許他們離開工作崗位，即使內勤人員必須要更換，在更換時要履行交接手續，把檔案資料要寫一個完善的臺帳和明細表，哪些已經裝訂成冊，哪些還沒裝訂的，都要移交給下一任內勤人員。
　　
　　3.6、文書檔案管理和電子管理并存。一份文書檔案如何能夠長期的保存？當然前面所說的好的管理方法是很必要的，但是當前科技日益發展，特別是電子科技，象電腦軟件、U盤、辦公操作系統等，這些都為檔案資料的建立和完善提供了很好的方法，并且通過這些電子處理可以長期保存，檔案資料不易丟失。因此，我們也應采取電子管理，每個單位可以裝訂消防管理系統及其他方面的消防辦公軟件，使得消防檔案更加完善。