??????? （5）防寫措施。利用一些軟件可以將電子文件設置為“只讀”狀態，在這種狀態下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在計算機外存儲器中，只讀光盤（CD-ROM）只能供使用者讀出信息而不能追加或擦除信息，一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀出，可以追加記錄但不能擦除原來的信息。這種不可逆式記錄介質可以有效地防止用戶更改電子檔案內容，保持其原始性和真實性。此外，要充分保證電子檔案的信息安全，還應繼續加強各類安全技術的發展，注重做好對數據系統的備份工作，提高對計算機病毒的防范能力，防止對系統的攻擊或對信息的惡意修改。
??????? 2、應建立完善的安全管理制度
??????? 電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性，而這種更改、丟失并不像紙質檔案那么容易發現。因此，檔案工作部門應建立一整套科學、合理、嚴格的管理制度，對每份電子檔案的生命周期實行“全過程管理”，從每一個環節解決信息失真的隱患。
??????? （1）電子文件的制作過程要責任分明。制作人員應該對其制作的文件負全責，單位、部門應設專人統一管理。需要參考與利用時，可以允許用只讀形式調閱。以防由于誤操作、友誼刪改等原因造成文件信息的改變。
??????? （2）電子文件形成后應及時進行積累，以防在松散狀態下發生信息損失和變動。機關辦公活動中形成的公文性電子文件一經簽發就不得進行隨意修改，確需更改的，要經過必要的批準手續。收集積累過程中的一切變更都應記錄在案，對收集積累起來的電子文件要有備份。
??????? （3）建立和執行科學的歸檔制度。歸檔時應對電子文件進行全面、認真地檢查。在內容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實可靠；相應的機讀目錄、伺服軟件、其它說明是否一同歸檔；歸檔的電子文件是否最終稿本；電子文件與相應的紙質或其它載體文件的內容是否一致；軟件產品的源程序與文本是否一致等。在技術方面應檢查歸檔電子文件載體的物理狀態，有無病毒，讀出信息的準確性等。
??????? （4）建立和執行嚴格的保管制度。歸檔電子文件應使用只讀光盤（CD-ROM）或一次寫入式光盤（WORM）作為存儲介質，對所有歸檔的電子文件應作寫保護處理，使之置于只讀狀態。在對電子文件進行整理和因軟件平臺發生改變而對電子文件實行格式轉換時，要特別注意防止轉換過程中的信息失真。對電子文件要定期進行安全性、有效性檢查，發現載體或信息有損傷時，及時采取維護措施進行修復或拷貝。
??????? （5）加強對電子檔案利用活動的管理。根據國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》的規定，本單位檔案進行分類、整理后，應一式三套，一套封存保管，一套異地保管、一套提供利用。電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用；要注意加強對保密類電子檔案的管理，對電子檔案的利用者實行權限控制，防止無關人員對系統的非法訪問；防止在利用過程中出現泄密和損傷信息等情況發生。
??????? （6）保證檔案信息化的安全仍應加強對紙質檔案的管理。由于數字記錄方式的特殊性，電子檔案的安全性受多種條件制約，而紙質檔案在合適的物理條件下就可以保存較長時間，而且其不易修改，可靠的原始記錄功能在信息安全方面也有自己獨特的優勢。因此，還不能以電子檔案完全取代紙質檔案。一些發達國家的現行檔案管理模式是既重視加快檔案的信息化發展，同時又不放松對紙質載體檔案的管理。紙質檔案側重于檔案的最基本、最可靠的原始記錄與保存功能，而電子檔案則主要發揮檔案的信息化利用功能。
??????? 三、結語
??????? 檔案管理的安全管理是全國檔案事業正在建設和發展的一項重要工程，檔案管理工作應該轉變傳統的坐守庫房的觀念，利用信息技術提高檔案工作效率，保證信息安全是檔案管理工作的發展趨勢，也是檔案工作者面臨的一個新的機遇和挑戰。
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